Model arbeidsovereenkomst waar nodig aanpassen – Nieuwe wetgeving per 1 augustus 2022

*** For English see below ***

Per 1 augustus 2022 treedt de Wet implementatie EU-richtlijn transparante en voorspelbare arbeidsvoorwaarden in werking. Deze wet heeft tot doel de arbeidsvoorwaarden van werknemers meer transparant en voorspelbaar te maken.

Welke gevolgen heeft deze wet voor de arbeidsovereenkomst/-relatie?

1. Verbod op nevenwerk mogelijk ongeldig: arbeidsovereenkomsten bevatten geregeld een verbod op het verrichten van nevenwerkzaamheden (of mag alleen met voorafgaande toestemming van de werkgever). Het is voor de werkgever zonder objectieve rechtvaardigingsgrond niet meer toegestaan de werknemer te belemmeren/verbieden om buiten de overeengekomen arbeidstijd (het werkrooster) te werken voor een ander. Hieronder valt ook het werken als zelfstandige.

Een beperking om arbeid voor anderen te verrichten kan dus nog wel als een objectieve rechtvaardigingsgrond aanwezig is. Hieronder wordt bijvoorbeeld verstaan de gezondheid en veiligheid, de bescherming van de vertrouwelijkheid van bedrijfsinformatie of het vermijden van belangenconflicten. Te denken valt ook aan rechtvaardiging ter voorkoming van overtreding van een wettelijk voorschrift, bijvoorbeeld wanneer het verrichten van arbeid elders leidt tot overtreden van de arbeidstijdenwetgeving.

De objectieve reden hoeft niet al schriftelijk vast te staan in de arbeidsovereenkomst en kan ook achteraf worden gegeven, bijvoorbeeld op het moment dat de werkgever een beroep doet op de bepaling. Als de objectieve reden er niet is, dan is het verbod op nevenwerkzaamheden ongeldig.

2. Studiekosten-/verrekeningsbeding mogelijk ongeldig: arbeidsovereenkomsten bevatten geregeld een scholingskostenbeding. Hieraan staat dan dat de werknemer verplicht is de werkgever studiekosten terug te betalen onder bepaalde voorwaarden.

Een dergelijk beding of verrekeningsbeding is ongeldig als dit ziet op kosten voor een wettelijk verplichte opleiding. Dergelijke opleidingen behoren per 1 augustus 2022 voor de werknemer kosteloos zijn en als werktijd te worden beschouwd. Onder kosten vallen ook reiskosten, kosten voor boeken, ander studiemateriaal en examengelden. Het maakt hierbij niet uit of de opleiding met goed of slecht gevolg is afgelegd of dat de werknemer binnen een termijn de arbeidsovereenkomst beëindigt.

Het gaat hier alleen om opleidingen die de werkgever op grond van de wet of cao verplicht is aan te bieden. Het gaat dus niet om de verplichting van een werknemer om bepaalde opleidingen voor het behouden van de beroepskwalificatie, maar enkel de aan de werkgever opgelegde verplichtingen tot het verstrekken van een opleiding. Het gaat meestal om opleidingen op het gebied van veiligheid en arbeidsvoorwaarden (bijvoorbeeld het bijhouden van de vakbekwaamheid).

3. Recht op voorspelbaar werkpatroon: een werknemer kan een verzoek doen voor meer voorspelbare en zekere arbeidsvoorwaarden, indien beschikbaar. Bijvoorbeeld een verzoek om een arbeidsovereenkomst met een vaste arbeidsomvang. De werknemer moet tenminste 26 weken in dienst zijn om een dergelijk verzoek te kunnen doen.

De werkgever moet binnen één maand schriftelijk en gemotiveerd reageren op het verzoek. Voor kleine werkgevers (minder dan 10 werknemers) geldt een langere reactietermijn van drie maanden, omdat het doorgaans moeilijker is hun organisatie aan te passen aan de verzoeken van de werknemer. Met de langere reactietermijn wordt meer tijd gegeven te onderzoeken of de organisatie aangepast kan worden en die aanpassing te realiseren. Een werkgever hoeft overigens het verzoek van de werknemer niet in te willigen.

Als een werkgever niet tijdig reageert, dan wordt de arbeid conform het verzoek van een werknemer aangepast.

Een werknemer mag een opvolgend verzoek pas weer doen één jaar nadat een eerder verzoek is ingewilligd of afgewezen, onvoorziene omstandigheden daargelaten.

Als het merendeel van de arbeidstijd niet vooraf bekend is (onvoorspelbaar), dan mag de werknemer weigeren de arbeid te verrichten als het valt buiten de overeengekomen referentiedagen en referentie uren. Deze referentiedagen en -uren moeten bij aanvang van de arbeidsovereenkomst door de werkgever worden verstrekt.

Daarnaast mag de werknemer de arbeid weigeren als de werkgever kort voorafgaand aan de arbeid het verzoek doet tot het verrichten ervan. In de meeste gevallen geldt dat het verzoek tenminste vier dagen van tevoren moet zijn gedaan (afwijking hiervan is mogelijk in een cao).

4. Uitbreiding informatieplicht werkgever: de werkgever moet vóór aanvang dienstverband meer duidelijkheid geven over bepaalde arbeidsvoorwaarden.

De wet bevat al een opsomming van informatie die de werkgever tenminste aan de werknemer moet verstrekken. Deze lijst wordt aangevuld met:

– Als er geen vaste arbeidsplaats is: de vermelding dat a) de werknemer vrij is de arbeidsplaats zelf te bepalen of b) dat de arbeid op verschillende plaatsen wordt verricht.
– Bij de arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd: naast de duur van de arbeidsovereenkomst, ook concreet de vermelding van de einddatum van de arbeidsovereenkomst.
– Informatieverstrekking over de duur van alle door de werkgever geboden betaald verlof tegen het volledige salaris. Het gaat dus niet enkel om vakantieverlof, maar bijvoorbeeld ook ouderschapsverlof, verhuisverlof en dergelijke (indien betaald).
– Afzonderlijke vermelding van overige bestanddelen van het loon als daar sprake van is (zoals een bonus).
– Daarnaast moet de werknemer naast de frequentie van betalen, geïnformeerd worden over de betalingswijze (bijvoorbeeld per bank naar een bij de werkgever bekend rekeningnummer).
– Tijdstippen bij voorspelbaar werkpatroon: de duur van de normale dagelijkse of wekelijkse arbeidstijd en overwerkregelingen en het loon daarvoor en, in voorkomend geval, alle regelingen over het wisselen van diensten of verkrijgen van een ander rooster.
– Tijdstippen bij onvoorspelbaar werkpatroon: het beginsel dat de tijdstippen waarop de arbeid moet worden verricht variabel zijn (dus vermelding van de referentiedagen en referentieuren), het aantal gewaarborgde betaalde uren en het loon voor arbeid verricht boven op die gewaarborgde uren;
– In het geval van een uitzendovereenkomst, de identiteit van de inlenende onderneming (als en zodra deze bekend is).
– de duur en voorwaarden van de proeftijd (indien van toepassing).
– het door de werkgever geboden recht op scholing (indien van toepassing).
– de identiteit van de socialezekerheidsinstellingen (zoals een pensioenfonds of pensioenverzekeraar).

Tip: leg voor zover mogelijk alle informatie alvast schriftelijk vast in de arbeidsovereenkomst of in een toepasselijk handboek.

Voor werkgevers is het raadzaam na te gaan of de bepalingen van de eigen arbeidsovereenkomst nog in lijn zijn met de nieuwe wet. Indien hierbij ondersteuning nodig is, of als er vragen zijn, dan kunt u contact met ons opnemen.

Als u vragen heeft over dit onderwerp, dan kunt u contact opnemen met Lorraine Mordaunt (mordaunt@pactadvocaten.nl, tel. 06 – 362 665 22), Alf Bungener (bungener@pactadvocaten.nl), tel. 06 – 10 410 559) of Martijn Burgers (burgers@pactadvocaten.nl, tel. 06 – 11 388 527).

*** English ***

ADJUST TEMPLATE EMPLOYMENT CONTRACT WHERE NECESSARY – NEW LEGISLATION AS OF 1 AUGUST 2022

As of 1 August 2022, the Act implementing the EU Directive on Transparent and Predictable Employment Conditions will enter into force. This law aims to make the working conditions of employees more transparent and predictable.

What consequences does this law have for the employment contract/relationship?
1. Prohibition on ancillary activities may be invalid: employment contracts regularly contain a prohibition on performing ancillary activities (or such activities are only allowed with the prior consent of the employer). Without objective justification, the employer is no longer permitted to hinder/prohibit the employee from working outside the agreed working time (the work schedule) for another person. This also includes working as a self-employed person.

A restriction to perform work for others is therefore still possible if an objective justification is present. This includes, for example, health and safety, the protection of the confidentiality of company information or the avoidance of conflicts of interest. One can also think of justification to prevent violation of a statutory provision, for example when the performance of work elsewhere leads to violation of the working time legislation.

The objective reason does not have to be written in the employment contract and can also be given afterwards, for example at the moment that the employer invokes the provision. If the objective reason is not there, then the prohibition on ancillary activities shall be invalid.

2. Study costs/set-off clause may be invalid: employment contracts regularly contain a study costs clause. This then states that the employee is obliged to reimburse the employer for study costs under certain conditions.

Such a clause or set-off clause is invalid if this relates to costs for a legally required study. As of 1 August 2022, such study should be free of charge for the employee and should be regarded as working time. Costs also include travel expenses, costs for books, other study materials and exam fees. Regardless of whether the study has been completed with good or bad results or whether the employee terminates the employment contract within a certain period of time.

This only concerns the study an employer is obliged to offer on the basis of the law or collective labour agreement. It does not concern the study for the employee to maintain the professional qualification. It only imposes the obligations of the employer to provide a certain study. This usually concerns study in the field of safety and working conditions (e.g. keeping track of professional competence).

3. Right to a predictable work pattern: an employee can request for more predictable and secure working conditions, if available. For example, a request for an employment contract with a fixed scope of work. The employee must be employed for at least 26 weeks to be able to make such a request.

The employer should respond to the request in writing and with reasons within one month. For small employers (less than 10 employees), a longer response period of three months applies, because it is usually more difficult to adapt their organization to the employee’s requests. With the longer response period, more time is given to investigate whether the organization can be adjusted and to realize the adjustment.

An employer does not have to comply with the employee’s request. However, if an employer does not respond in time, the work will be adjusted in accordance with an employee’s request.

An employee may only make a subsequent request one year after a previous request has been granted or rejected, with the exception unforeseen circumstances.

If the majority of the working time is not known in advance (unpredictable), the employee may refuse to perform the work if it falls outside the agreed reference days and reference hours. These reference days and hours must be provided by the employer at the start of the employment contract.

In addition, the employee may refuse the work if the employer makes the request to perform it shortly prior to the work. In most cases, the request should be done at least four days in advance (deviation from this is possible in a collective labour agreement).

4. Extension of the employer’s obligation to provide information: the employer must provide more clarity about certain employment conditions before the start of employment.

The law already contains a list of information that the employer must at least provide to the employee. This list shall be supplemented by:

– If there is no fixed place of work: the indication that a) the employee is free to determine the workplace himself or b) that the work is carried out in different places.
– In the case of a fixed-term employment contract: in addition to the duration of the employment contract, also a concrete indication of the end date of the employment contract.
– Information on the duration of all paid leave offered by the employer at full pay. It is therefore not only about holiday leave, but also parental leave and moving leave (if paid).
– Reference of other components of the salary if this is the case (such as a bonus).
– In addition to the frequency of payment, the employee must be informed about the payment method (for example, by bank to an account number known to the employer).
– In case of a predictable pattern of work: the duration of normal daily or weekly working time and overtime arrangements and the remuneration thereof and, where applicable, any arrangements for changing shifts or obtaining a different schedule.
– In case of unpredictable work patterns: the principle that the hours at which the work is to be performed are variable (i.e. indication of the reference days and reference hours), the number of guaranteed paid hours and the wage for work performed in addition to those guaranteed hours;
– In the case of a temporary employment contract, the identity of the user company (if and as soon as it is known).
– the duration and conditions of the probationary period (if applicable).
– the right to study offered by the employer (if applicable).
– the identity of the social security institutions (such as a pension fund or pension insurer).

Tip: if possible, record all information in writing in the employment contract or in an applicable handbook.

For employers, it is advisable to check whether the provisions of their own employment contract are still in line with the new law. If support is needed, or if there are any questions, please contact Lorraine Mordaunt (mordaunt@pactadvocaten.nl, tel. 06 – 362 665 22), Alf Bungener (bungener@pactadvocaten.nl, tel. 06 – 10 410 559) of Martijn Burgers (burgers@pactadvocaten.nl, tel. 06 – 11 388 527).