Houdbaarheidsdatum van vakantiedagen: te gebruiken tot of ten minste houdbaar tot?

Inleiding

Het jaar 2020 is aangebroken. Dat betekent dat werknemers eerder opgebouwde niet-genoten vakantiedagen meenemen naar het nieuwe jaar. Ook bouwen zij nieuwe vakantiedagen op. Niet te vergeten, vakantiedagen hebben een bepaalde houdbaarheidsdatum en kunnen deze niet eindeloos worden opgespaard. Een werknemer heeft een eigen verantwoordelijkheid voor het opnemen van vakantiedagen. Een wettelijke plicht om deze op te nemen bestaat niet. Een werkgever heeft hier ook een verantwoordelijkheid. Wat is het gevolg als de werkgever deze niet neemt?

Houdbaarheidsdatum

Een werknemer kan niet eindeloos vakantiedagen opsparen. Dat stemt niet overeen met het tweeledige doel ervan, namelijk herstel van de werknemer en het hebben van vrije tijd. Voor minimumvakantiedagen geldt een vervaltermijn en voor de bovenwettelijke vakantiedagen een verjaringstermijn. Een werknemer wordt hierdoor gestimuleerd om tijdig en met regelmaat vakantie op te nemen, zodat uitval door overbelasting wordt voorkomen.

Minimumvakantiedagen

De minimumvakantiedagen kennen en korte vervaltermijn van zes maanden. Om een voorbeeld te geven: minimumvakantiedagen opgebouwd in 2019 komen te vervallen op 1 juli 2020. Dat wil zeggen dat werknemers binnen zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd, deze moeten ’opmaken’. Hierop wordt een uitzondering gemaakt als de werknemer redelijkerwijs niet in de gelegenheid is geweest om vakantie op te nemen. Uit de wetsgeschiedenis blijkt dat dit alleen het geval is onder bijzondere omstandigheden. Bijvoorbeeld als een werknemer (zonder re-integratieverplichtingen) geen vakantie kan genieten wegens ziekte.

Bovenwettelijke vakantiedagen

De bovenwettelijke vakantiedagen kennen geen vervaltermijn maar een verjaringstermijn van vijf jaar. De verjaringstermijn gaat in na verloop van vijf jaar na de laatste dag van het kalenderjaar waarin deze zijn opgebouwd. Om een voorbeeld te geven: de aanspraak op het nemen van de bovenwettelijke vakantiedagen die zijn opgebouwd in het jaar 2019, verjaart op 1 januari 2025. Om verjaring te voorkomen kan een werknemer de werkgever een schriftelijke mededeling doen dat hij nog steeds recht heeft op die dagen.

In de regel worden eerst de minimumvakantiedagen opgenomen en daarna de bovenwettelijke vakantiedagen, omdat die als eerste verlopen. Verval en verjaring van vakantiedagen is nadelig voor een werknemer. Daarmee verliest een werknemer niet alleen verlofuren die bedoeld zijn voor herstel en vrije tijd, maar ook een financiële vergoeding bij einde dienstverband.

Verantwoordelijkheid bij vakantieopname

De wet kent geen verplichting voor een werknemer om vakantie op te nemen. In die zin blijft het aan de werknemer ervoor te kiezen vakantiedagen op te nemen, ongeacht of het gaat om minimum- of bovenwettelijke vakantiedagen. Dit brengt met zich mee dat een werknemer een eigen verantwoordelijkheid heeft vakantie op te nemen. Een werknemer moet wel daadwerkelijk de mogelijkheid krijgen de vakantiedagen te genieten. Dit is de verantwoordelijkheid van de werkgever. De werkgever is verplicht ieder jaar de gelegenheid te bieden aan de werknemer om de minimumvakantiedagen op te nemen, ook tijdens ziekte. Om dat te kunnen doen moet de werkgever de werknemer nauwkeurig en tijdig informeren over de vakantierechten, zodat de werknemer daar nog gebruik van kan maken. De werkgever heeft een zogenaamde inspannings- en informatieplicht.

Consequenties

Als een werkgever de werknemer niet op zijn vakantierechten wijst, dan heeft dit tot gevolg dat de korte vervaltermijn van zes maanden niet van toepassing is, zo volgt uit Nederlandse en Europese rechtspraak. Dit gebeurt in de praktijk juist niet of nauwelijks. De werknemer kan dan alsnog het niet vervallen en niet gebruikte verlof genieten. Als de werknemer hiertoe niet in de gelegenheid is, moet de werkgever deze vakantiedagen bij einde dienstverband uitbetalen.

Voor de bovenwettelijke vakantiedagen geldt dergelijke regel niet. De bovenwettelijke vakantiedagen komen alsnog te verjaren na verloop van vijf jaar, ook als de werkgever niet nauwkeurig en niet tijdig de werknemer heeft geïnformeerd over zijn vakantierechten.

Aanpak

De verplichting van een werkgever gaat niet zo ver dat de werkgever de werknemer moet verplichten om op vakantie te gaan. Een werkgever moet er wel voor zorgen dat de werknemer geïnformeerd is over de vakantierechten. De werkgever dient er bovenop te zitten om te zorgen dat de werknemer tijdig en/of genoeg vakantiedagen opneemt.

Op de werkgever ligt ook de bewijslast om aan te tonen dat voldoende inspanningen zijn verricht om de werknemer voldoende in de gelegenheid te stellen vakantiedagen op te nemen. Het is daarom werkgevers aan te raden om dit vast te leggen in (e-mail)correspondentie. Daarnaast is het raadzaam met het oog op verval van de minimumvakantiedagen aan het begin van het nieuwe kalenderjaar aan te kaarten hoeveel vakantiedagen werknemers over hebben en hoeveel er zullen vervallen per juli er opvolgend.

Werkgevers let dus op, anders zijn de minimumvakantiedagen langer houdbaar dan zes maanden na afloop van het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd.

Wilt u meer informatie, neem dan contact op met Lorraine Mordaunt: mordaunt@pactadvocaten.nl / 020 303 30 92 / 06 362 665 22.

Door: Lorraine Mordaunt